Wat kost het als je mail een week niet aankomt

Je mail werkt, denk je. Je kunt zelf nog verzenden en ontvangen, dus waarom zou je twijfelen. Maar bij sommige providers komt je bericht al dagen niet meer aan, zonder dat iemand jou dat laat weten. Ondertussen wacht een klant op een offerte, ligt een factuur onbetaald en staat er een bestelbevestiging die nooit is aangekomen. Dit artikel is geen technisch verhaal maar een rekensom: wat betekent het praktisch als je mail een week niet goed loopt, en wat kun je daaraan doen zonder dat het je iets kost.

Wat er concreet stilvalt

Als je mail niet goed aankomt, merk je dat niet aan grote dingen maar aan kleine, vervelende stiltes. Een offerte die je hebt verstuurd komt nooit aan bij de klant, die vervolgens denkt dat je niet reageert en ergens anders gaat kijken. Een factuur die je verstuurt belandt in het niets, de klant ontvangt hem niet en betaalt dus ook niet, tot iemand toevallig navraagt waar die factuur blijft.

Ook praktische dingen lopen vast. Wachtwoordherstel voor je bank, je boekhoudprogramma of een leveranciersportaal werkt via een link die naar je mail wordt gestuurd. Komt die mail niet aan, dan kun je zelf niet meer inloggen op systemen die je dagelijks nodig hebt. Bestelbevestigingen die klanten normaal automatisch krijgen, blijven ook uit, waardoor mensen denken dat hun bestelling niet is gelukt en soms nog een keer bestellen, of juist afhaken.

Waarom je het vaak dagen te laat merkt

Het lastige aan dit probleem is dat je zelf niets vreemds ziet. Je verstuurt een mail, er komt geen foutmelding, dus je gaat ervan uit dat alles goed is aangekomen. Maar sommige mailproviders blokkeren berichten stil op de achtergrond, zonder dat de verzender daar iets van hoort. Jij denkt dat je bericht onderweg is, terwijl het al bij de eerste controlepost is tegengehouden.

Klanten en leveranciers reageren daar ook niet meteen op. De meeste mensen wachten eerst een paar dagen voordat ze bellen of opnieuw mailen, en sommigen doen dat helemaal niet en zoeken gewoon een ander bedrijf. Daardoor hoor je er zelf pas van als iemand toevallig vraagt of je zijn mail wel hebt ontvangen, of als je zelf toevallig test of alles werkt. Tegen die tijd kan het probleem al een week of langer spelen.

De rekensom, zonder verzonnen cijfers

Er bestaat geen algemeen schadebedrag dat voor elk bedrijf klopt, en iedereen die je een vast getal noemt, verzint dat. Wat wel werkt, is zelf even rekenen. Kijk hoeveel offertes, facturen en bestelbevestigingen je in een gewone week via mail verstuurt of ontvangt. Reken vervolgens hoeveel daarvan echt vertraging opleveren als klanten of leveranciers een week niet reageren, en hoeveel tijd je kwijt bent aan het opnieuw versturen, nabellen en uitzoeken wat er is misgegaan.

Voor de meeste kleine bedrijven is de uitkomst geen dramatisch verlies maar vooral vertraging en extra werk. Een factuur die een week later binnenkomt, komt meestal nog wel binnen. Een offerte die een klant nooit heeft gezien, kan wel een gemiste opdracht betekenen, vooral als die klant snel ergens anders terecht kan. Het gaat er niet om jezelf bang te rekenen, maar om een realistisch beeld te krijgen van wat er voor jouw bedrijf specifiek op het spel staat, want dat verschilt sterk per branche en per manier van werken.

Zo check je gratis of je mail echt aankomt

Voordat je iets aanpast, is het slim om eerst zeker te weten of er daadwerkelijk een probleem is. Stuur een test mail naar een ander mailadres dat je zelf beheert, bijvoorbeeld een gratis account bij een grote aanbieder, en kijk of die aankomt en niet in de spamfolder belandt. Vraag ook eens aan een vaste klant of leverancier of ze je laatste mail hebben ontvangen, dat kost niets en geeft je meteen een eerlijk antwoord.

Er bestaan ook gratis online tools waarmee je kunt controleren of je mailinstellingen correct staan. Je vult daar je domeinnaam in, en de tool laat in gewone taal zien of alles klopt of waar iets misgaat. Je hoeft niet te snappen hoe het precies werkt, je leest gewoon of het groen of rood kleurt. Mocht je merken dat berichten regelmatig wegvallen, dan is het verstandig om even navraag te doen bij mensen met wie je vaak mailt, zodat je weet of het probleem structureel is of eenmalig.

Wat je zelf kunt doen om het op te lossen

In veel gevallen ligt de oorzaak bij instellingen die bij je hostingpartij of mailprovider verkeerd staan. Dit zijn technische controles die andere mailservers gebruiken om te bepalen of jouw bericht te vertrouwen is, en als die niet goed staan, wordt je mail sneller genegeerd of geweigerd. Je hoeft deze instellingen niet zelf te snappen om ze te laten checken. Bel gewoon de klantenservice van je hostingpartij of mailprovider en vraag of alles goed staat ingesteld, dat is bij de meeste aanbieders een gratis onderdeel van hun service.

Daarnaast helpt het om niet alles op mail te laten steunen. Spreek met vaste klanten en leveranciers af dat ze bellen of appen als ze een tijdje niets van je horen, zeker bij belangrijke zaken zoals offertes of facturen. Zo bouw je een soort vangnet in dat werkt, ook als de mail een keer stokt, zonder dat je daarvoor iets extra hoeft te betalen.

Wanneer het zin heeft om hulp in te schakelen

Bij veel bedrijven is het probleem met een paar telefoontjes en een goede instelling bij de hostingpartij al opgelost. Soms blijft het probleem terugkomen, of heb je meerdere mailadressen en domeinen waarbij je zelf niet meer overzicht hebt wat waar staat ingesteld. In dat geval kan het handig zijn om iemand te laten uitzoeken waar het precies misgaat, zodat je niet elke maand opnieuw met hetzelfde probleem zit.

Bij DonderSec kijken we in zo'n geval mee naar je situatie, maar dat is pas een logische stap als je de gratis controles al hebt gedaan en het probleem blijft bestaan. Je betaalt dan voor duidelijkheid en een structurele oplossing, niet omdat je zelf iets verkeerd zou hebben gedaan.

Blijft het goed staan?

Als je dit hebt opgelost is het goed, maar het blijft niet vanzelf goed. Dit soort instellingen verschuift bij een providerwissel, een nieuwe tool of een verhuizing van je website, en omdat er geen foutmelding komt merk je het pas als iemand erover begint. Daarvoor is Wachter gemaakt: die kijkt elke dag of er iets verandert en stuurt een seintje.

Meer lezen: mail komt niet aan bij klanten en kan iemand mailen uit naam van je bedrijf.

Veelgestelde vragen