Domein overnemen van een oude leverancier: de checklist

Je website of e-mail draait al jaren bij een webbureau, maar het contact is verwaterd of helemaal gestopt. Nu wil je overstappen naar een andere partij, maar je komt er niet bij: het domein staat niet op jouw naam of je hebt geen inloggegevens. Dat gevoel van niet bij je eigen spullen kunnen is vervelend, maar in bijna alle gevallen op te lossen zonder gedoe of dure hulp. In dit artikel lees je hoe je uitzoekt wie eigenlijk eigenaar is, wat je nodig hebt om te verhuizen en wat je kunt doen als de oude leverancier niet reageert.

Eigenaar, beheerder en hostingpartij: drie verschillende dingen

Bij een domeinnaam zijn er eigenlijk drie rollen die vaak door elkaar lopen. De eigenaar is degene op wiens naam het domein officieel geregistreerd staat. Dit zou in principe jouw bedrijf moeten zijn, ook al heeft een webbureau het ooit voor je aangevraagd. De beheerder is degene die toegang heeft tot het beheerpaneel van het domein en daar bijvoorbeeld instellingen kan wijzigen. En dan is er nog de partij waar het domein technisch draait, oftewel waar de website en e-mail daadwerkelijk gehost worden.

In de praktijk zijn dit vaak dezelfde partij: het webbureau heeft het domein voor je geregistreerd, beheert het en host ook je website. Dat werkt prima zolang de relatie goed is. Maar als het contact stopt of je wilt overstappen, merk je dat deze drie rollen los van elkaar staan en dat je ze apart moet regelen. Je kunt bijvoorbeeld wel eigenaar zijn zonder beheerderstoegang te hebben, of andersom.

Zo zoek je op wie formeel eigenaar is

Voordat je actie onderneemt, is het slim om te weten waar je staat. Voor de meeste domeinen kun je dit gratis opzoeken via een WHOIS-check. WHOIS is een openbaar register waarin van elk domein staat wie het beheert en wanneer het geregistreerd is. Voor .nl-domeinen kun je dit doen via de website van SIDN, de organisatie die alle .nl-domeinnamen in Nederland beheert. Ga naar sidn.nl en zoek daar op je domeinnaam om te zien wie als houder geregistreerd staat.

Voor andere extensies zoals .com of .eu werkt het net iets anders, maar het principe is hetzelfde: een gratis WHOIS-zoekopdracht via een site als whois.com geeft je de geregistreerde gegevens. Let op dat sommige gegevens afgeschermd kunnen zijn vanwege privacyregels, maar de naam van de registrar, dat is het bedrijf waar het domein officieel is aangevraagd, is meestal wel zichtbaar. Staat je eigen bedrijfsnaam als houder vermeld, dan is de eerste horde al genomen en gaat het alleen nog om toegang krijgen. Staat het webbureau of een andere partij als houder vermeld, dan is er meer werk aan de winkel.

Wat je nodig hebt om het domein te verhuizen

Om een domein over te zetten naar een andere partij heb je een paar concrete dingen nodig. Ten eerste de zogeheten auth-code, ook wel EPP-code genoemd. Dit is een unieke code die als een soort wachtwoord werkt om een domein te mogen verhuizen. Deze code vraag je op bij de huidige registrar, dus de partij waar het domein nu geregistreerd staat.

Daarnaast heb je toegang nodig tot het e-mailadres dat bij het domein hoort, omdat verhuisverzoeken vaak per e-mail bevestigd moeten worden. Ook is het handig om te weten wie er precies als houder geregistreerd staat, met welk KVK-nummer en welk adres, zodat je dit kunt vergelijken met je eigen bedrijfsgegevens. Tot slot is het verstandig om een overzicht te hebben van alle diensten die aan het domein hangen, zoals je website en je zakelijke e-mailadressen, zodat je weet wat er allemaal mee verhuist en wat je eventueel apart moet regelen bij je nieuwe leverancier.

Vraag deze gegevens altijd schriftelijk op, bijvoorbeeld per e-mail, zodat je een bewijs hebt van je verzoek en van de reactie die je krijgt. Dit is belangrijk als het straks toch nog een discussie wordt.

Stap voor stap: de overdracht zelf regelen

Begin met een duidelijk en vriendelijk verzoek aan de oude leverancier. Vraag om de auth-code van je domein en, als dat ook nodig is, om het wijzigen van de houdergegevens naar jouw bedrijfsnaam. Veel webbureaus werken hier gewoon aan mee, vooral als je duidelijk maakt dat het om jouw eigen bedrijfsmiddel gaat.

Zodra je de auth-code hebt, kun je bij je nieuwe hostingpartij of registrar een verhuisverzoek indienen. Zij vragen meestal om de domeinnaam en de auth-code, en sturen daarna een bevestigingsmail naar het e-mailadres dat bij het domein bekend staat. Klik je die bevestiging aan, dan wordt de verhuizing binnen een paar dagen afgerond. Voor .nl-domeinen duurt dit meestal minder dan een week, voor andere extensies kan het iets langer duren.

Zorg dat je tijdens deze periode de oude hosting nog even laat staan totdat alles goed werkt op de nieuwe plek. Zo voorkom je dat je website of e-mail tijdelijk niet bereikbaar is.

Als de oude leverancier niet reageert

Soms krijg je geen reactie, of wordt er niet meegewerkt aan het overdragen van je domein. Dit is vervelend, maar niet onoplosbaar. Stuur eerst nog een herinnering, bij voorkeur per e-mail én aangetekende post, waarin je duidelijk vermeldt dat het domein en de bijbehorende gegevens eigendom zijn van jouw bedrijf. Verwijs hierbij naar je KVK-inschrijving en eventueel naar oude facturen of contracten waaruit blijkt dat jij de opdrachtgever was.

Blijft een reactie uit, dan is het tijd om te kijken naar de formele weg. Voor .nl-domeinen kun je een klacht indienen bij SIDN. SIDN heeft een geschillenregeling voor situaties waarin de houder van een domein niet meewerkt aan overdracht, terwijl er goede gronden zijn om aan te nemen dat een ander bedrijf er recht op heeft. Deze procedure kost wel geld en tijd, dus gebruik hem pas als andere wegen echt zijn uitgeput.

Voor andere extensies, zoals .com, .net of .eu, ligt de klachtenprocedure bij een andere instantie, meestal afhankelijk van welke registrar het domein beheert. Kijk op de website van de registrar naar hun geschillenprocedure, of zoek naar de UDRP-procedure, een internationale regeling voor domeingeschillen die voor de meeste generieke extensies geldt.

Wanneer je toch hulp kunt inschakelen

De meeste domeinoverdrachten los je zelf op met een duidelijk verzoek en een beetje geduld. Loop je vast omdat de communicatie met de oude partij volledig is vastgelopen, of speelt er een juridisch geschil over eigendom, dan kan het prettig zijn om iemand met ervaring hierbij te betrekken. Dit is dan puur om je te helpen bij het formuleren van verzoeken of het indienen van een klacht bij SIDN, niet omdat je het zelf niet zou kunnen.

Bij Dondersec helpen we ondernemers die vastlopen bij dit soort overdrachten, maar we raden altijd aan eerst zelf de stappen in dit artikel te doorlopen. In veel gevallen is dat al voldoende.

Blijft het goed staan?

Als je dit hebt opgelost is het goed, maar het blijft niet vanzelf goed. Dit soort instellingen verschuift bij een providerwissel, een nieuwe tool of een verhuizing van je website, en omdat er geen foutmelding komt merk je het pas als iemand erover begint. Daarvoor is Wachter gemaakt: die kijkt elke dag of er iets verandert en stuurt een seintje.

Meer lezen: mail komt niet aan bij klanten en kan iemand mailen uit naam van je bedrijf.

Veelgestelde vragen