Domein op een blacklist: hoe je erachter komt en hoe je eraf komt

Je verstuurt een mail naar een klant en een paar minuten later krijg je een foutmelding terug. In die melding staat een verwijzing naar een blocklist of blacklist, vaak met een naam als Spamhaus, Barracuda of SORBS. Dat klinkt verontrustend, maar het betekent niet dat er iets ernstigs mis is met je bedrijf. Het komt vaker voor dan je denkt en is in veel gevallen binnen een paar dagen weer opgelost, zonder dat je daarvoor moet betalen. In dit artikel lees je wat die lijsten precies zijn, hoe je zelf controleert of je erop staat en hoe je er weer vanaf komt.

Wat is een blokkeerlijst precies?

Een blokkeerlijst, ook wel blacklist of RBL genoemd (Real-time Blocklist), is een lijst die wordt bijgehouden door een organisatie die spam en misbruik probeert te bestrijden. Op die lijst staan domeinnamen en IP-adressen waarvan die organisatie vermoedt dat er spam vandaan komt. Mailservers over de hele wereld raadplegen deze lijsten automatisch. Staat jouw domein of IP-adres erop, dan weigert de ontvangende server de mail of stuurt hij die naar de spammap.

Er zijn tientallen van deze lijsten, beheerd door verschillende partijen. Sommige zijn heel bekend en worden door veel grote mailproviders gebruikt, zoals Spamhaus. Andere zijn kleiner en minder invloedrijk. Niet elke lijst is even belangrijk: als je op een obscure lijst staat die bijna niemand raadpleegt, merk je daar in de praktijk weinig van. Sta je op een grote lijst, dan kan een groot deel van je mail niet meer aankomen.

Domein of IP-adres: het verschil dat je moet kennen

Er zijn twee soorten blokkeerlijsten en het is belangrijk om te weten welke van de twee jouw probleem veroorzaakt. De eerste soort kijkt naar je domeinnaam, dus het deel achter de apenstaart in je mailadres, zoals dondersec.nl. Deze lijst raakt je als er vanaf jouw domein spam is verstuurd, bijvoorbeeld omdat een account gehackt is of omdat je nieuwsbrief te veel klachten oplevert.

De tweede soort kijkt naar het IP-adres van de server die je mail verstuurt. Dat IP-adres is een soort postcode voor computers op internet. Als die server ooit is gebruikt om spam te versturen, ook door een ander bedrijf dat toevallig dezelfde server gebruikt, kan het IP-adres op een lijst terechtkomen. Dit onderscheid is precies waarom je in de bounce-melding altijd goed moet lezen of er een domeinnaam of een IP-adres wordt genoemd. De oplossing verschilt namelijk per situatie.

Waarom gedeelde hosting je kan raken, ook als jij niets fout doet

Veel kleine bedrijven en eenmanszaken maken gebruik van gedeelde hosting. Dat betekent dat je mailserver of website op dezelfde machine draait als die van andere klanten van je hostingpartij, en soms zelfs hetzelfde IP-adres deelt. Dit is normaal gesproken geen probleem en scheelt kosten, maar het heeft een keerzijde als het om blokkeerlijsten gaat.

Als een andere klant op dezelfde server spam verstuurt, per ongeluk of omdat zijn account gehackt is, kan het IP-adres van die server op een blokkeerlijst terechtkomen. Jij hebt dan niets verkeerd gedaan, maar je mail komt toch niet meer aan omdat je toevallig dezelfde buurman hebt op internet. Dit is een van de meest voorkomende redenen waarom kleine bedrijven met dit probleem te maken krijgen, en het is goed om dit te weten voordat je in paniek raakt of jezelf de schuld geeft.

Waar je gratis controleert of je op een lijst staat

Je hoeft niemand te betalen om te controleren of je domein of IP-adres op een blokkeerlijst staat. Websites als mxtoolbox.com en multirbl.valli.org bieden gratis controles aan. Je voert daar je domeinnaam of IP-adres in en de site checkt automatisch tegen tientallen bekende lijsten. Binnen een paar seconden zie je een overzicht met groene vakjes voor lijsten waar je niet op staat en rode of gele vakjes voor lijsten waar je wel op staat.

Wil je specifiek weten of het om je domein of om je IP-adres gaat, controleer dan beide apart. Je IP-adres vind je terug in de instellingen van je mailprogramma of vraag je hostingpartij ernaar als je er niet zeker van bent. Kijk bij de resultaten ook goed naar welke lijst je precies noemt, want dat bepaalt de volgende stap.

Hoe je weer van de lijst af komt

Elke serieuze blokkeerlijst heeft een eigen pagina waar je een verzoek kunt indienen om verwijderd te worden. Dit heet een delisting-verzoek en dit is bij nagenoeg alle grote lijsten gratis. Je zoekt de naam van de lijst op zoals die in je bounce-melding of in het controleresultaat staat, gaat naar de officiele website van die lijst en volgt de instructies voor verwijdering. Vaak moet je alleen je domein of IP-adres invullen en bevestigen dat je de oorzaak hebt aangepakt.

Voordat je een verzoek indient, is het belangrijk om eerst de oorzaak weg te nemen. Heeft iemand jouw mailaccount misbruikt, verander dan eerst je wachtwoord en controleer of er geen vreemde regels of doorstuurinstellingen zijn toegevoegd. Zit het probleem bij een gedeeld IP-adres van je hostingpartij, dan is het vaak sneller om je hostingpartij zelf te vragen actie te ondernemen, omdat zij het delistingverzoek namens alle klanten kunnen indienen.

Pas op voor bedrijven die geld vragen om je van een lijst te halen. Verwijdering bij de bekende, betrouwbare lijsten is altijd gratis. Als een partij je een rekening stuurt om je domein of IP-adres van Spamhaus of een vergelijkbare lijst te halen, is dat een teken dat je met een onbetrouwbare partij te maken hebt. Je kunt dit verzoek altijd zelf indienen, ook als je niet technisch onderlegd bent, want de meeste lijsten hebben duidelijke formulieren met uitleg in gewone taal.

Hoe je voorkomt dat het terugkomt

Nadat je van de lijst af bent, wil je natuurlijk niet dat het probleem terugkomt. Zorg er allereerst voor dat je mailaccounts sterke, unieke wachtwoorden hebben en schakel waar mogelijk tweestapsverificatie in. Veel gevallen van misbruik ontstaan doordat een wachtwoord ergens is uitgelekt en hergebruikt wordt door een aanvaller.

Daarnaast helpt het om drie technische instellingen op orde te hebben: SPF, DKIM en DMARC. Dit zijn regels die je bij je domeinnaam instelt en die aan andere mailservers vertellen welke servers namens jouw domein mail mogen versturen. Je hoeft de techniek erachter niet te snappen, maar met deze instellingen aan is het voor een kwaadwillende veel moeilijker om zich voor te doen als jouw bedrijf en spam te versturen die op jouw naam terechtkomt op een blokkeerlijst. Je hostingpartij of mailprovider kan je hierbij helpen en bij veel diensten staat dit standaard goed ingesteld, maar het is de moeite waard om dit een keer te laten controleren.

Controleer verder af en toe, bijvoorbeeld eens per kwartaal, of je domein en IP-adres nog schoon zijn via een van de gratis controletools. Dat kost je een paar minuten en geeft je op tijd een signaal als er iets misgaat, voordat klanten je mails niet meer ontvangen.

Blijft het goed staan?

Als je dit hebt opgelost is het goed, maar het blijft niet vanzelf goed. Dit soort instellingen verschuift bij een providerwissel, een nieuwe tool of een verhuizing van je website, en omdat er geen foutmelding komt merk je het pas als iemand erover begint. Daarvoor is Wachter gemaakt: die kijkt elke dag of er iets verandert en stuurt een seintje.

Meer lezen: mail komt niet aan bij klanten en kan iemand mailen uit naam van je bedrijf.

Veelgestelde vragen